“ 2008 sonbaharında büyük bir Wall Street firmasının, öğle yemeğinden dönen iki çalışandan biri kartını turnikeye okutup geçer, ama diğeri turnikeden geçemez. Turnikeden geçen eleman kendi kartını okutup arkadaşını içeriye almaya çalışırken, güvenlik görevlisi yanlarına gelir. Birinci elemana ofisine dönebileceğini, ancak diğer çalışanın bugün öğleden sonra işten çıkarıldığını söyler. Çıkış işlemlerini yapmak için İnsan Kaynaklarına gitmesi söylenir. “

Wall Street de yaşanan bu olay, ne yapılmaması konusunda akılda kalıcı bir örnek olarak yazının girişinde verildi. Buradan hareketle insan kaynaklarının kriz dönemlerinde iç halkla ilişkiler görevini üstlenerek neler yapması gerektiği konusundaki bazı fikirlerimi paylaşacağım.

İç halkla İlişkileri kısaca tanımlamak gerekirse; Kurum çalışanlarının anlayış güven ve desteğini kazanmak için kurum tarafından yapılan çalışmalara, kurum içi halkla ilişkiler denir. Çalışanları kurumun çalışmalarından, hedeflerinden varsa problemlerinden haberdar ederek, takım ruhunu oluşturmayı, kurum bilincini yerleştirmeyi amaçlar. Çalışanlar görev aldığı kurumun bir parçası olabildiği takdirde istekle çalışacak ve verimli olacaktır.

Çalışanların kendilerini ve yaptıkları işi etkileyecek olan konuları dış haber kaynaklarından öğrenmeleri, kuruma olan güveni sarsacak ve iletişimi olumsuz yönde etkileyecektir. Bu durumun oluşmaması için yönetim, çalışanları öncelikli olarak bilgilendirmelidir. Haberler zamanında verilmelidir. Bu iç iletişim süreci İ.K profesyonellerince yürütmelidir. Yönetimde İK’nı temsil eden en üst düzey yönetici tarafından elde edilen çalışanları doğrudan ilgilendiren haberler, İ.K profesyonelleri tarafından çalışanlara uygun bir üslup ile iletilmelidir.

Kısa bir dönem içinde üst üste birkaç kez yapılan personel azaltmaları güvensizlik ve moral bozukluğu yaratarak enerji kaybına yol açar, her seferinde sıra bana mı geldi? endişesi yaşatır. Büyük bir şirkette 100 kişi işten çıkarılacaksa; bu gün 5 yarın 10 kişi çıkartarak şirkette tam bir felaket havası oluşturulmamalı. Eğer bu bir zorunluluksa, CEO ve İK tarafından planlanıp bir seferde bu süreç yönetilmelidir. Aksi halde herkes acaba yarın sıra kimde, 2.dalga hangi birimleri vuracak diye söylentilere, fısıltı gazetelerinin oluşmasına yol açar.

İşten çıkarılan bazı orta düzey yöneticilerin yerine 1 veya 2 kademe aşağıda gençler getirilmeli onlarda heves uyandırılmalı. Kriz döneminde gençlerin enerjisinden, mücadele gücünden istifade edilmeli. Daha da önemlisi özellikle genç çalışanların motivasyonlarının yüksek tutulmasını sağlar.

İntranet kriz dönemlerinde çok daha aktif kullanılmalı. Bir moral aracı haline getirilmeli. Şirketin durumu hakkında bilgilendirme yapılmalı. Çalışanları iyiye gidişlerden, kötüye gidişlerden haberdar etmek gerekir, bununda günübirlik ve en az maliyetle yapılacağı yer intranet elbette.

İntranette çalışanların ilgi duydukları ve merak ettikleri konular için yanıt köşesi açılabilir. Çalışanlar merak ettikleri bazı konularda buradan meraklarını giderebilmeliler.

Bu ve benzeri uygulamalar ile çalışanların motivasyonları artırılarak en çok enerjiye sahip olması gereken zor zamanlarda, gerekli isteği kendilerinde bulmaları sağlanabilir.

Web 2.0 veya Ol(a)mamak adlı yazımın sonunda ” Kısacası öğrenci 2.0, pazarlamacı 2.0, sporcu 2.0, politikacı 2.0 olacağız. Veya ol(a)mayacağız.” demi?tim. Bu süreci bir de İnsan Kaynakları açısından inceleyelim istedim. Çünkü rakamlar bizi, buna zorluyor.

2009’un ilk günleri itibariyle ülkemizde 4,2 milyon kişinin facebook hesabı var.

Facebook kullanımı, global ölçekte 2007 haziranın dan 2008 haziran ayına kadar % 153 oranın da artmış durumda.

Yine global ölçekte, Social Networking Sitelerinin kullanıcı sayısı 2008 Haziranın da 580 milyon 510 bine ulaşmış durumda.

Kaynak: comScore

Rakamlar da gösteriyor ki insanlar inanılmaz bir şekilde Social Networking sitelerine ( Facebook, My space, Hi5, Friendster, Orkut, Bebo v.s )üye oluyorlar ve burada vakit geçiriyorlar.

Peki,İnsan Kaynakları bu gelişmeler karşısında ne yapıyor? Ve Ne yapmalı?
İnsan Kaynaklarının birçok temel sürecinde, Web 2.0 uygulamalarına yer verilebilir ama öncelikli olarak, insan kaynakları profesyonellerinin, Web 2.0 uygulamalarını tehlike olarak değil, önemli bir potansiyel olarak algılamaya bağlamaları gerekir.

“ Neden tehlike olarak görsünler ki “ dediğinizi duyar gibiyim; ama birçok şirkette Youtube, Facebook, My Space gibi sitelerin “ büyük bir IT maharetiyle ” kurumsal sitelere yönlendirildiğini hatırlatmak isterim.

Social Networking siteleri ile entegre işe alım süreçleri geliştirilmelidir.

Özellikle ülkemizde; iş gücünün önemli bir kısmını gençler oluşturuyor. Bu gençlerin de tamamına yakını social networking sitelerinden en az birini aktif olarak kullanıyor veya kullanacaklar. Bu kişilerin işe girmeyi hedefleyerek hazırladıkları özgeçmişlerin size vereceği bilgiden çok daha fazlasını, interaktif bir şekilde, zamanla oluşan networking profillerinden bulabilirsiniz.

Kişisel networkü, çalışmaları, bloğunda yazdığı yazılar, flickr da paylaştığı fotoğraflar, Youtube ve vimeo da paylaştığı videolar v.s insan kaynakları uzmanına aday hakkında çok daha detaylı bir analiz imkânı tanıyabilir.

Facebook un buna benzer bir işe alım modülünü satmaya başlayacağı günler de çok uzakta değil diye düşünüyorum.
intranet’ lerin Web 2.0 versiyonları geliştirilmelidir.

Haber sitelerinin bile Web 2.0 uygulamalarına başladığı bir dönemde intranet’in tek taraflı iletişimin kaynağı olmaktan çıkarılması gerekiyor diye düşünüyorum. Çalışanların da içerik oluşturabileceği, yazı, fotoğraf, video, deneyim v.s paylaşabileceği bir formata geçilmelidir. Bu sayede hep tek taraflı yürütülmeye çalışalan kurum içi iletişim de, iletişimin doğasına uygun olarak karşılıklı ( çalışan ve kurum ) hale getirilerek daha anlamlı bir hal alabilir.
Buna benzer sistemlerin hazır paket olarak satıldığı bilgisini de vermekte fayda var. Mesela http://www.mixxt.de/

Coaching (Koçluk) – Mentoring (Akıl Hocalığı) hizmetleri de yine bu Web2.0 intranet üzerinden verilebilir.

Web 2.0 Oryantasyon sistemine geçilmelidir.

İşe yeni giren kişiye, intranet portalı üzerinde bir sayfa verilebilir. Sayfada, default olarak insan Kaynaklarının kişiye vermek istediği tüm bilgiler, kişiye ve pozisyonuna özel olarak- Performans sistemi, ücret sistemi, yan haklar, yemek kartı sistemi, servis hizmeti, disiplin yönetmeliği, kılık kıyafet önerileri, kurum tanıtımı, misyon – vizyon tanımları, çalışandan beklenen hassasiyetler, birimlerin tanıtımı, Genel Müdürün mesajı, İK direktörünün mesajı acil numaralar, sunumlar v.s – bulunur. Yeni çalışan, bu sayfayı istediği gibi şekillendirir ve kendisini istediği gibi tanıtır Sayfayı ziyaret eden yeni mesai arkadaşları, onu tebrik edebilirler, yorum yapabilirler, kendi ilgili alanlarında bilgileri paylaşabilirler. ilk zamanlarda yaşanabilecek sıkıntılar konusundaki tecrübelerini paylaşabilirler. Profili inceleyen çalışanlar, ortak ilgi alanlarını bulup, ona göre bir iletişime de geçebilirler.

Web 2.0 Oryantasyon sistemi sayesinde, aylar süren ( ortalama 6 ay ) oryantasyon süreci çok daha k?sa bir sürede,( belki de sadece 1 ay ) daha verimli bir şekilde geçilmiş olacaktır.

Çalışanlara Social networking eğitimi verilmelidir, bilinç artırılmalıdır.

Çalışanlar tarafından zaten kullanılan, Social Networking sitelerinin nasıl daha etkin kullanılabileceği konusunda eğitimler düzenlenmelidir. Eğitimlerde, bu sistemlerin çalışanların kişisel gelişimine, kariyerine, şirketin marka algısına nasıl olumlu katkı yapılabileceğinin yolları gösterilmelidir.

Örneğin; Linkedin, Facebook, My Space de nasıl profil oluşturulmalıdır. Nelere dikkat edilmelidir. Neler kurumsal imajı zedeleyebilir, neler kişisel imajı zedeleyebilir gibi. Bu sayede korkulan bir değişim, olumlu yönde katkı sağlayan bir faktöre dönüştürülebilir.

Social Networking üzerinden Aidiyet oluşturma çalışmaları yapılmalıdır.

Çalışanların, internet mecrasında çalıştığı şirket veya markaların algısına yönelik haber ve reklamlara daha fazla ve etkin refleks vermeleri sağlanmalıdır. Bu davranış biçimi çalışanlar üzerinden aidiyet duygusunun artmasına yardımcı olacaktır.

Değişim yönetimi, matem yönetimi, mutluluk yönetimi gibi süreçler etkileşimli bir şekilde yönetilmelidir.

Oluşturulacak Web 2.0 intranet veya benzer portallar üzerinden tüm bu süreçler, tüm çalışanların katılımı ile daha etkin yönetilebilecektir. İntranet üzerinden yayınlanan sade bir tebrik veya taziye haberiyle kıyaslanamayacak bir etki oluşturacaktır. Sevincini ve hüznüne bu kadar ortak olan bir işletmede çalışmakta elbette çalışanın aidiyetini ve performansını artıracaktır.

Blog yazarlığı desteklenmelidir.

Çalışanların internet mecrasında, istediği, sevdiği konularda yazması, şirketiniz için de olumlu bir eylem olacaktır. Bu hem çalışanların kişisel gelişimlerine katkı sağlayacaktır, hem de sizin desteğinizle internet dünyasına içerik oluşturan kşiler kazanmış olacaksınız.

Bloggerların, internetteki başarıları hiç işle ilgili olmasa dahi Maslow’un ihtiyaçlar teorisine göre en üst düzey ihtiyacı olan “ Kendini gerçekleştirme “ ihtiyacına destek olacaktır. Elbette bunu sağlayan çalışanın motivasyonu, performansı olumlu anlamda etkilenecektir.

Elbette yapılabilecekler bunlarla sınırlı değil, İK profesyonellerinin isteklilikleri bu sınırı belirleyecek…

Bu sınırı bende çok merak ediyorum…